Пенза, 7 октября 2011. PenzaNews. «Русская молочная компания» внедрила систему электронного документооборота на базе «DocsVision». Как сообщила ИА «PenzaNews» заместитель генерального директора по связям с общественностью компании Елена Фирсова, на первом этапе проекта был автоматизирован процесс согласования договоров, реализован электронный архив и настроена интеграция электронного архива документов с системой «1С:Предприятие 8».

«Решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) было принято в компании в начале 2011 года. Открытие предприятий, старт новых проектов, расширение производственных мощностей повлекли за собой увеличение потока информации. Сроки обработки бумажных документов возросли, стали возникать задержки при маршрутизации договоров между участниками процесса согласования», — пояснила Елена Фирсова.

Она отметила, что ситуация осложнялась неудобствами, возникающими в ходе исправления замечаний согласующих лиц, поэтому первоочередной задачей внедрения СЭД стала автоматизация процесса обработки договоров и счетов, поступающих в организацию.

«Нам потребовалось модернизировать работу с договорами, сделать этот процесс более логичным и систематизированным. Для этого обратились в компанию «Программные технологии», у которой есть опыт реализации подобных проектов в различных регионах России», — сказал генеральный директор ООО «Русская молочная компания» Рашид Хайров.

По его словам, в качестве платформы для реализации решения была выбрана система «DocsVision», которая, кроме основных функций, позволяет развивать дополнительные направления.

«В частности, доступен блок системы менеджмента качества (СМК), который в дальнейшем может быть востребован в нашей компании», — подчеркнул Рашид Хайров.

В марте 2011 года «Русская молочная компания» и самарский системный интегратор «Программные технологии» подписали договор и приступили к реализации проекта. На начальном этапе при участии юридического отдела заказчика была разработана классификация видов договоров. Для каждого подразделения был создан индивидуальный шаблон, благодаря которому у согласующих лиц появилась возможность вносить регистрационную информацию и фиксировать этапы работ по договору.

Как разъяснил коммерческий директор ООО «Программные технологии» Артур Галанин, процесс работы с договорами подразумевает двухэтапное согласование: с профильной службой и с лицами, принимающими решение по договору.

«По итогам в системе создается лист согласования, в котором отражаются резолюции всех участвующих лиц. Когда от контрагента приходит оригинал документа, он передается в юридическую службу. Перед тем как передать его в архив, юристы проверяют корректность информации и «активируют» договор в системе 1С — это дает возможность бухгалтерии осуществлять финансовые действия по договору», — сказал Артур Галанин.

Через полтора месяца с начала реализации система документооборота в «Русмолко» вышла на полный цикл работы — осуществляются подготовка, согласование, утверждение, передача информации в 1С, выдача заданий на исполнение, контроль исполнения заданий, а также получение отчетности о ходе работы с договорами.

«Система электронного документооборота, установленная в компании, уже начала давать первые положительные результаты: сократились сроки согласования документов, у исполнителей появилась возможность отслеживать процесс согласования и оперативно принимать меры по устранению замечаний, а также создан электронный архив, что упростило работу с договорами», — подчеркнула заместитель генерального директора по связям с общественностью ООО «Русская молочная компания» Елена Фирсова.

Она добавила, что автоматизация работы с договорами и счетами — первый этап сотрудничества между «Русской молочной компанией» и «Программными технологиями».

«В ближайших планах — дальнейшее развитие системы, реализация контроля исполнительской дисциплины и процессов системы менеджмента качества», — резюмировала собеседница агентства.

ООО «Русская молочная компания» («Русмолко») создано в октябре 2007 года. Компания объединяет девять хозяйств в Башмаковском, Пачелмском, Пензенском, Кузнецком, Наровчатском, Нижнеломовском и Каменском районах Пензенской области и специализируется на молочном животноводстве и растениеводстве.

На сегодняшний день «Русмолко» является крупнейшим и наиболее перспективным производителем молока-сырья в регионе. Компания занимается реконструкцией старых ферм и реализует проекты по строительству современных молочных комплексов «с нуля».

В 2010 году «Русмолко» завершило в Пензенской области два крупных животноводческих проекта европейского уровня. В Кузнецком районе построен и сдан в эксплуатацию комплекс на 1 тыс. 200 голов. Предприятие укомплектовано европейским оборудованием и рассчитано на производство 10 тыс. тонн молока высшего сорта в год. В Наровчатском районе с сентября 2010 года начал действовать крупный комплекс, рассчитанный на 3 тыс. 600 голов дойного стада.

Летом 2011 года компания приступила к строительству нового комплекса по выращиванию индейки и переработке мяса, рассчитанного на 15 тыс. тонн готовой продукции в год с возможностью расширения до 60 тыс. тонн. Производственные мощности комплекса будут расположены в Колышлейском и Нижнеломовском районах Пензенской области.